Bài thảo luận: mô hình 5S - Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke

việc sạch sẽ và ngăn nắp, đem lại nhiều cơ hội sản xuất, kinh doanh có hiệu quả hơn. -Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố - Đẩy mạnh sản xuất - Nâng cao chất lượng sản phẩm. - Cắt giảm chi phí. - Giao hàng đúng hẹn -Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp, an toàn - Mọi người trong cũng như ngoài công ty dễ dàng nhận thấy rõ kết quả - Thúc đẩy tinh thần làm việc, tăng cường phát huy sáng kiến - Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan - Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn - Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc - Xây dựng hình ảnh chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong kinh doanh (tăng thêm khách hàng mới)… - 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ. - Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó. - Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc. II.2. Nhược điểm mô hình 5S -Mô hình 5S là mô hình làm viêc tập thể từ lãnh đạo đến công nhân nên khó để mọi người hiểu rõ về mục đích chương trình cách thực hiện nội dung 5S điều đó đẫn đến việc : 11 + thực hiện theo phong trào +làm sai, máy móc +thực hiện chiếu lệ +không cộng tác +mất phương hướng +không hiệu quả +thực hiện nủa vời +tự thỏa mãn không thực hiện tiếp -cần một thời gian dài để thực hiên được mô hình -mô hình xây dựng trên ý thức trách nhiệm của mỗi cá nhân dẫn đến việc ỷ nại , thiếu trách nhiệm của một số cá nhân - tâm lý nảy sinh : sợ làm sai , nhòm ngó việc người khác nóng vội xong ngay -mô hình có nhiều bước nên khó thực hiện III. Ví dụ về việc áp dụng mô hình 5S: III.1. Toyota: Tại Toyota, một Phó GĐ còn có nhiệm vụ kiểm tra đột xuất hệ thống email của từng nhân viên chỉ để đảm bảo rằng thư từ được sắp xếp hợp lý trong các thư mục và thư cũ phải xóa bỏ. Bài học từ các doanh nghiệp Nhật Bản cho thấy tầm quan trọng của văn hóa "sạch sẽ, gọn gàng" trong công ty. 12 Cuốn sách Toyota Way (Phương thức Toyota) có ghi lại nhiều ví dụ. Điển hình là ở Trung tâm kỹ thuật của Toyota tại thành phố Michigan (Mỹ), nơi đã thiết kế ra Camry và Avalon. Giám đốc trung tâm là ông Masaki cứ hai lần một năm lại trực tiếp đến chỗ từng nhân viên và yêu cầu họ cho xem tủ hồ sơ. Ông rà soát kỹ lưỡng để đảm bảo nó sạch sẽ và được sắp xếp hợp lý. Toyota có tiêu chuẩn riêng cho việc sắp hồ sơ và giám đốc trực tiếp theo dõi xem nhân viên có "lệch" chuẩn không. Hơn thế, một phó giám đốc Trung tâm còn có nhiệm vụ kiểm tra đột xuất hệ thống email của từng nhân viên chỉ để đảm bảo rằng thư từ được sắp xếp hợp lý trong các thư mục và thư cũ phải xóa bỏ. Những biện pháp này theo quan niệm thông thường sẽ bị coi là quá đáng và xâm phạm quyền tự do cá nhân. Nhưng Toyota vẫn duy trì để quyết tạo lập nét văn hóa sạch sẽ và ngăn nắp trong công ty. Việc sắp xếp tài liệu hay hộp thư điện tử một cách trật tự chắc chắn có tác dụng tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Xét trên khía cạnh này, Toyota hoàn toàn hợp lý khi tiến hành những biện pháp đó. III.2. Nhà máy xi măng Nghi Sơn, Thanh Hóa: Bước chân vào một nhà máy liên doanh với Nhật Bản là Xi măng Nghi Sơn, tỉnh Thanh Hóa, khách thăm sẽ thấy những tấm biển khá lớn với khẩu hiệu "Thực hiện tốt 5S" ghi bên trên, bên dưới giải thích rõ 5S. Những người dị ứng với khẩu hiệu sẽ cười mỉa mai khi nhìn tấm bảng trên bởi có một thực tế khá đúng, ở đâu có nhiều khẩu hiệu thường ở đó không mấy ai thực hiện theo. Nhưng trong trường hợp này thì không, 5S không phải là khẩu hiệu của riêng xi măng Nghi Sơn mà đã trở thành một tập quán quản trị trong doanh nghiệp Nhật Bản. Tìm hiểu về hệ thống 5S của Nhật giúp doanh nghiệp Việt Nam nhìn nhận ra một số sơ hở quan trọng trong hệ thống của mình. 3 chữ S đầu tiên là dễ hiểu và dễ nhớ: sàng lọc để vứt bỏ những thứ không cần thiết, sắp xếp mọi thứ ngăn nắp để dễ tìm và sạch sẽ vệ sinh mọi dụng cụ. Những quy tắc đó đều hợp lý, đơn giản và tưởng như dễ dàng. Vấn đề là làm thế nào để mọi người thực hiện và việc thực hiện trở thành tập quán trong doanh nghiệp? 13 2 chữ S cuối cùng giải quyết câu hỏi đó. Nội dung của 2 chữ S đó là: thiết lập một hệ thống tiêu chuẩn để mọi người tuân theo và kiểm soát liên tục để duy trì hệ thống. Những quy trình của nhà máy Nghi Sơn minh họa cho 2 nguyên tắc này. Nghi Sơn tổ chức các buổi giới thiệu, đào tạo cho nhân viên về ý nghĩa của công việc 5S cũng như tác dụng của nó đối với công việc, để tự mỗi nhân viên đều đảm bảo 5S cho chỗ làm việc của mình. Hơn thế, Nghi Sơn yêu cầu các phòng ban đều phải thành lập nhóm An toàn và Vệ sinh (Safety and Hygiene) nhằm triển khai tuần tra, kiểm tra, thống kê các vấn đề cần khắc phục định kỳ hàng tháng. Bên cạnh đó, nhà máy cũng thành lập 12 nhóm tuần tra riêng gồm các thành viên của nhiều bộ phận Safety and Hygiene để định kỳ kiểm tra. Quy chế nội bộ về Safety & Hygiene được thông báo cho toàn thể nhân viên được biết. Theo dõi bản báo cáo tổng hợp của các nhóm tuần tra ở nhà máy Nghi Sơn mới thấy tính chi tiết và chuyên nghiệp của việc thực thi 5S. Những chi tiết như "Vật liệu thải ra bị chồng đống quá nhiều, cần để về nơi quy định" hay "Nước bị rò rỉ và chảy tràn, cần tìm cách giải quyết" được các nhóm tuần tra ghi nhận cụ thể theo từng ngày tháng, ở từng vị trí cụ thể. Sau đó, các nhóm lại tiếp tục theo dõi xem các phòng ban thực hiện việc giải quyết đến đâu. Chính các quy tắc được tiêu chuẩn hóa và giám sát liên tục này đã tạo ra một văn hóa "sạch sẽ" trong doanh nghiệp Nhật và theo thời gian biến nó thành một thói quen không thể thiếu được, "đối với người Nhật thì đây đơn thuần là vấn đề về lòng kiêu hãnh" theo cách nói của chuyên gia nghiên cứu về sản xuất tinh gọn Nhật Bản Jeffrey K.Liker. 14 15